2018.12.21 (금)

  • 흐림동두천 9.8℃
  • 구름조금강릉 11.6℃
  • 연무서울 9.8℃
  • 연무대전 9.9℃
  • 연무대구 11.9℃
  • 구름많음울산 14.3℃
  • 연무광주 13.5℃
  • 구름많음부산 15.4℃
  • 흐림고창 11.6℃
  • 박무제주 15.4℃
  • 흐림강화 8.0℃
  • 흐림보은 9.4℃
  • 흐림금산 9.6℃
  • 구름많음강진군 16.5℃
  • 구름조금경주시 13.2℃
  • 맑음거제 13.9℃
기상청 제공

정보


모르면 손해 ...사장님을 위한 회계부정 방지 체크포인트

 

기업을 운영하는데 있어 투명한 회계처리는 아무리 강조해도 지나치지 않을 정도로 중요하다. 대기업이든 중소기업이든 투명한 회계는 시장에서 기업에 대한 신뢰도를 높이고, 지속가능한 기업 성장에 없어서는 안 될 필수 요소다. 그러나 대기업에 비해 인력과 자원이 부족한 중소기업에서는 필요한 만큼의 시스템을 구축해 회계를 관리하는 것이 어려울 수 있고, 때문에 임직원에 의한 회계부정이 발생할 소지가 상대적으로 높다. 특히, 영세한 규모의 중소기업에서 횡령 등 회계부정이 발생한다면 그 자체로 기업의 존립이 위태로울 수 있다. 중소기업 A사의 사례로 중소기업을 경영자가 회계부정 방지를 위해 꼭 놓치지 말아야 할 체크포인트에 대해서 알아보자.

 

사례) 기존에 영위하던 사업의 성장에 한계가 있어 새로운 기술개발에 전념하는 중소기업 A사. A사의 대표이사는 인건비 절감을 위해 별도의 재무담당 임원을 두지 않고, 영업담당 임원 B에게 재무업무까지 겸하도록 했다. 하지만 A사의 실질적인 자금 및 회계업무를 담당하는 사람은 A사의 회계 팀장인 C. 입사이후 20년간 회계부서에서 회계업무를 담당했고, 최근 8년간은 자금업무도 함께 담당 중인 C는 팀원 1명 없이 혼자서 A사의 자금과 회계, 거래의 실행과 기록, 자산 보관 등 모든 업무를 혼자서 수행해왔다. 대표이사와 B는 C를 전적으로 신뢰하고 있기 때문에 A사의 자금 및 회계 관 련 업무를 C에게 대부분 위임한 상태다.

 

회사의 자금과 회계 정보를 독점하게 된 C는 주식투자로 발생한 손실을 만회하기 위해 회삿돈에 손을 대기 시작했다. 그렇게 회사의 현금과 예금을 무단으로 인출하는 등 6년 동안 회사 자산의 40%나 되는 금액을 횡령했다. 횡령한 회삿돈에 대해서는 존재하지 않는 자산을 가공으로 계상하거나 차입금 등 부채를 누락하는 방법으로 회계장부를 조작해 임직원들의 눈을 속여 왔다. 심지어 A사의 외부감사인인 D회계법인조차 C의 횡령과 회 계부정을 인지하지 못했다. D는 15년간 A사의 회계감사를 수행했다.

 

자금 담당과 회계 담당은 반드시 분리하자

 

A사는 대표이사가 인건비 절감을 명목으로 팀장(C) 1명에게 자금 및 회계업무를 전담하도록 했다. B는 재무담당 임원으로서 C의 업무를 감독해야 했지만, 이 역시 대표이사가 인건비를 줄이기 위해 영업담당 임원인 B에게 재무담당 임원을 겸하게 한 것이기 때문에 B에게 재무업무의 전문성을 기대하기는 힘든 상황이다. 오히려 C에게 전적으로 의존하게 되는 환경을 만들었다. C는 A사에서 20년 동안 회계부서에서 회계업무를 담당하다가 8년 전부터 자금업무도 맡게 됐다. 게다가 D회계법인에 의한 외부감사는 사전 협의된 일정에 따라 연 1회 실시됐다. 예정 날짜에 맞춰서 장부만 잘 만들어놓으면 외부감사는 별다른 어려움없이 넘어갈 수 있었으리라.

 

금융감독원(이하 금감원)은 회계의 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한 명에게 모든 일을 시키는 대신에 업무를 여러명에게 적절히 배분할 필요가 있다고 조언했다. 특히, 자금 담당자와 회계 담당자는 반드시 분리하라고 강조했다. A사의 경우 자금 담당과 회계담당이 한 사람에게 맡겨진, 즉 거래의 실행과 기록이 한 사람에 의해 처리되는 상황이 만들어졌기 때문에 회사 자산의 40%나 되는 규모의 횡령이 가능했다는 지적이다. 관련해서 회사의 회계처리가 제대로 이뤄지고 있는지 간단하게 확인할 수 있는 방법은 현금실사와 통장 잔고를 불시에 확인하는 것이다.

 

현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산이기 때문에 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출돼 있고, 통장은 현금의 입출금 내역이 모두 기록되기 때문에 장부와의 비교를 통해서 회사의 자금관리 및 회계처리가 제 대로 이뤄지고 있는지 확인할 수 있다. 금감원은 “내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지 절차도 중요하지만, 사전 예고 없이 불시에 이뤄지는 현금 실사 및 통장 잔고 확인도 반드시 필요하다”며 “담당자가 휴가를 갔을 때 불시 점검한다거나 비정기적인 불시 현금 실사 및 통장 잔고확인 등으 로 횡령 여부를 파악할 수 있고, 담당자의 불순한 동기도 사전에 차단하는 효과를 볼 수 있다”고 말했다.

 

외부감사인의 정기적 교체도 필요


회사의 재무상태를 점검하는 외부감사인을 정기적으로 바꿔 새로운 시각으로 회사의 재무상태를 바라보고, 문제점을 찾아 개선하려는 노력을 기울일 필요가 있다. A사는 D회계 법인이 15년 동안 외부감사인으로서 재무상태를 감사했지만, C의 부정을 발견하지 못했다. 감사가 상당히 형식적으로 이뤄졌음을 짐작케 하는 부분이다. 또한 C가 A사의 오랫동 안 회계업무와 자금업무를 도맡았고, 한 회계법인에서 장시간 감사를 받으면서 둘 사이에 친분이나 유착이 생긴 것도 C의 횡령이 조기에 발견되지 못한 배경이 됐다. 실제로 D회계 법인은 외부감사를 실시하면서 직원 횡령 단서를 발견했지만, 감사인과 오랜 기간 친분이 있는 C의 해명을 별다른 의심없이 받아들여 사실상 회계부정을 방치하는 결과를 낳았다.


통장·인감·법인카드·유가증권, 따로 보관하자


자금 담당직원과 회계 담당직원을 따로 두는 것과 함께 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등 회사자금 및 회계처리에 중요한 물품도 분리해서 관리하는 것이 회계부정 방지에 필수적이다. 또한 인감이나 통장 등 중요물품을 사용할 때 관리 자(경영진)의 승인을 받도록 해야 한다. A사의 경우 C는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유했고, 총무부직원 E는 15년간 증권계좌 유가증권, 출금 카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리하도록 하는 등 중요 물품보관 및 관리에 취약점을 드러냈다. E는 보관 중인 출금 카드와 계좌 비밀번호를 이용해 유가증권을 임의로 매각, 매각대금을 개인 용도로 유용하기도 했다.


현금 출금 시 관리자 승인 절차 갖춰야


인감이나 통장 등 중요물품사용과 함께 계좌이체나 창구 출금 등 현금출금을 위해서도 관리자(경영진)의 승인을 받도록 하는 시스템을 구축하는 것도 필요하다. 직원에 의한 회계부정이 발생하는 기업은 현금 출금(계좌이체 또는 창구 출금)에 아무런 통제나 승인장치를 갖추지 않은 채 담당자가 자유롭게 할 수 있도록 방치했다는 공통점이 있다는 것이 금감원의 설명이다. 대부분 담당직원에게 많은 권한을 위임해 발생하는 것으로, 경영진에게는 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받고, 은행 계좌의 적요란(摘要欄)에도 매입채 무를 상환한 것으로 기재하지만, 실제는 직원 개인계좌로 현금을 송금하는 방식으로 횡령이 이뤄진다.

 

따라서 거래처 등에 계좌이체를 할 경우 사전에 등록된 계좌에 한해 관리자 (경영진)의 승인을 얻은 다음 계좌이체가 가능하도록 통제할 필요가 있다. 만약 사전에 등록된 계좌 이외의 계좌로 송금을 해야 한다면 해당 계좌를 등록하도록 하거나 관리자(경영 진)의 승인을 받은 후에 송금하고 사후에 계좌를 반드시 등록하게 해야 한다. 또한 회사 계좌에서 일정액 이상의 현금이 출금되는 경우 대표이사나 CFO의 휴대전화로 내용을 알리는 문자메시지가 발생되도록 설정해놓는 것도 좋은 방법이다.


계좌, 용도별로 관리해야…휴면계좌는 즉시 해제


회사의 계좌를 용도별로 구분해서 사용하지 않고, 휴면계좌 를 방치한 것도 C가 횡령을 저지를 수 있는 환경을 만들었다. A사는 ○개 은행에서 총 △△개의 보통예금계좌를 개설해 사용 중이었는데, 일부계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집 행, 경비 지급 등 사용 목적에 맞게 이용되고 있었지만, 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유하고 있었다. C는 이를 이용해 회사자금을 횡령했고, 수표발행 및 은행 간 계좌이체 등을 통해 횡령 사실을 은폐했다. 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 한 계좌에서 구매 대금, 일반자금 등의 거래를 혼용해 집행해 다른 직원들이 매출채권 회수 사실을 쉽게 파악할 수 없도록 했다.

 

외부감사 시에는 횡령 사실을 숨기기 위해 하나의 매출채권 회수계 좌에서 수표를 출금한 뒤 해당 수표를 다른 휴면계좌에 임금, 수표 실물을 보유한 것처럼 감사인을 속여 현금을 이중으로 장부에 반영했다. 금감원은 “용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되지 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 이용될 수 있으므로 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직하다”고 조언했다.


순환보직 통한 회계부정 예방 및 조기 발견 유도


C는 A사에서 20년간 회계업무를 담당했고, 최근 8년 동안에는 자금업무까지 맡는 등 오랫동안 같은 업무를 혼자서 수행해왔다. 그만큼 업무에 전문성을 갖게 됐지만, 동시에 회사내부의 취약점도 잘 파악할 수 있었을 것이다. 게다가 자신의 업무를 감독하고 관리해야 할 B는 전문성이 떨어져 오히려 자신에게 의존하는 상황. C가 자그마치 6년 동안이나 회삿 돈을 횡령하면서도 임직원들을 속일 수 있었던 것은 바로 이런 환경이 조성됐기 때문이다. 정기적으로 직원들의 업무를 바꿔서 한 사람이 특정 업무를 너무 오랫동안 맡는 일이 없도록 하자.

 

MeCONOMY magazine December 2018


관련기사



배너


배너
택시업계 “카카오 카풀 서비스, 거대 자본의 택시 생존권 말살 행위”
카카오의 카플 서비스 도입을 반대하는 택시업계가 20일 총파업에 돌입, 국회 앞에서 ‘생존권 사수 결의대회’를 열고, ▲불법 자가용 카풀 근절 ▲택시 생존권 보장 ▲공공성 강화 ▲카풀 금지 여객법(여객자동차 운수사업법) 즉각 국회 통과를 촉구했다. 전국택시노동조합연맹, 전국민주택시노동조합연맹, 전국개인택시운송사업조합연합회, 전국택시운송사업조합연합회 등 4개 단체 연합으로 열린 이날 ‘생존권 사수 결의대회’는 주최 측 추산 10만여명이 참석해 국회 앞 도로는 말 그대로 인산인해를 이뤘다. 혼잡을 예상한 주최 측은 집회현장 곳곳에 질서 요원을 배치했지만, 이곳을 지나는 시민들과 차량들은 큰 불편을 겪을 수밖에 없었다. 이에 대해 이들 단체는 “택시 생존권 사수를 위한 제3차 결의대회로 인해 많은 국민들게 불편을 드릴 수밖에 없음을 송구스럽게 생각한다”면서도 “생업을 놓고 매서운 바람이 몰아치는 여의도 국회의사당 앞에 모일 수밖에 없는 절박한 택시 가족의 목소리에 귀 기울여 주실 것을 호소한다”고 말했다. 택시업계는 여객법 개정안의 국회 통과와 카풀앱 영업행위 금지를 요구했다. 이들은 “카풀앱은 분명 여객법으로 규정한 카풀 취지와는 거리가 먼 상업적